Référentiel véhicule VTC : capacité, conformité et disponibilité

Un coordinateur reçoit une demande pour quatre passagers, six valises et un fauteuil pliant. Une fiche indique « grande berline premium, cinq places, grand coffre ». Rien ne permet pourtant de savoir si cinq inclut le conducteur, si les valises ont été testées, si le fauteuil tient avec elles ni si le véhicule est disponible.

Un référentiel véhicule de réseau n'est ni une brochure ni un planning. C'est une base de décision qui sépare quatre réalités : conformité réglementaire, capacité matérielle observée, disponibilité opérationnelle et engagement commercial donné pour une course précise.

Les quatre couches à ne jamais fusionner

Une ligne « disponible = oui » ne rend pas le véhicule conforme. Une fiche conforme ne garantit pas sa présence vendredi. Et une capacité théorique n'est pas encore une promesse au client.

Commencer par le socle réglementaire

L'article R. 3122-6 du code des transports prévoit pour une voiture VTC entre quatre et neuf places, conducteur compris, et renvoie à un arrêté pour d'autres dimensions. Dans sa version en vigueur en septembre 2026, l'article 1 de l'arrêté du 26 mars 2015 fixe, pour les véhicules auxquels il s'applique :

• une ancienneté de moins de sept ans, sauf véhicule de collection ;
• au moins quatre portes ;
• une longueur hors tout minimale de 4,50 mètres ;
• une largeur hors tout minimale de 1,70 mètre ;
• une puissance nette du moteur supérieure ou égale à 84 kW.

L'article 2 écarte les dispositions de cet article 1 pour les catégories de véhicules hybrides et électriques qu'il vise. Cette exemption porte sur la liste de l'article 1 ; elle ne supprime pas le nombre de places, l'inscription, l'assurance, le contrôle technique ni les autres obligations.

L'ancien article affirmait que l'ancienneté n'avait pas sa place dans un référentiel. C'était incorrect : lorsqu'elle entre dans les critères applicables, la date de première mise en circulation est une donnée de conformité et une échéance à suivre.

Enregistrer une preuve, pas seulement une valeur

Chaque champ sensible porte quatre informations :

• la valeur déclarée ;
• la source : carte grise, attestation, documentation constructeur ou contrôle physique ;
• la date de vérification ;
• la prochaine date de revue ou l'événement qui impose une mise à jour.

Exemple : « puissance = 84 kW » est ambigu. « Puissance nette 110 kW, documentation constructeur de la version exacte, vérifiée le 2 septembre 2026 » permet un audit. Ne confondez pas puissance nette et puissance fiscale.

Les champs d'identité du véhicule

Dans l'outil interne, utilisez un identifiant stable et les éléments strictement nécessaires :

• marque, modèle, version et énergie exactes ;
• date de première mise en circulation ;
• immatriculation, avec affichage masqué pour les personnes non habilitées ;
• exploitant responsable et contact opérationnel ;
• statut au registre interne : actif, contrôle requis, immobilisé, sorti ;
• dates utiles d'assurance, de contrôle et de revue documentaire.

L'article R. 3122-1 rattache au dossier de l'exploitant le certificat d'immatriculation de chaque voiture et prévoit l'information du registre en cas de changement. Une fiche locale ne remplace ni la démarche REVTC ni la pièce originale.

Mesurer les places sans ambiguïté

Conservez séparément :

• places carte grise, conducteur compris ;
• nombre maximal de passagers dans la configuration testée ;
• limite opérationnelle avec les bagages demandés ;
• configuration particulière nécessitant une nouvelle validation.

Écrire « cinq places » peut faire croire à cinq passagers alors qu'il s'agit souvent du total incluant le conducteur. Le libellé doit toujours dire « places carte grise, conducteur compris » et « passagers acceptables dans cette configuration ».

Transformer le coffre en scénarios vérifiables

« Grand coffre » ne sert à aucune affectation. Le volume constructeur ne suffit pas non plus : forme, seuil, câbles, roue de secours et configuration des sièges changent l'usage. Testez des gabarits définis par le réseau :

Une photo datée du test peut aider l'équipe, à condition d'éviter personnes, adresses et documents visibles. Elle illustre une configuration ; elle ne garantit pas que des valises différentes tiendront.

Accessibilité : décrire le service réel

Un coffre pouvant recevoir un fauteuil plié ne transforme pas le véhicule en transport accessible à toutes les personnes. Séparez :

• fauteuil pliant transportable, avec dimensions testées ;
• transfert de la personne possible selon son besoin exprimé ;
• aide que le conducteur est formé et autorisé à proposer ;
• véhicule spécifiquement aménagé, avec preuve de l'équipement concerné ;
• besoin à confirmer directement avec le passager ou le donneur d'ordre.

Évitez le simple drapeau « PMR = oui ». Il masque la diversité des besoins et crée une promesse difficile à tenir. Demandez les contraintes utiles sans collecter un diagnostic médical.

Équipements : présent, contrôlé, réservé

Pour chaque équipement — siège enfant, rehausseur, rampe, chargeur, terminal de paiement, séparation, housse — indiquez :

• présence habituelle ou sur demande ;
• type, limite ou compatibilité utile ;
• date de contrôle ;
• responsable de l'installation ;
• statut : disponible, réservé, à remplacer, non vérifié.

Ne promettez jamais « siège enfant disponible » parce qu'il figurait dans le coffre le mois dernier. La confirmation de course vérifie présence, adéquation et état à ce moment-là.

Séparer le véhicule du conducteur

Le véhicule possède des caractéristiques stables ; le conducteur possède habilitation, disponibilité, langue, formation et consignes. Créez deux fiches reliées plutôt qu'une ligne mélangeant tout. Cela évite qu'un changement de conducteur fasse disparaître l'historique du véhicule ou qu'un équipement soit attribué à la mauvaise voiture.

Le référentiel ne doit pas devenir un dossier personnel détaillé. Limitez les accès aux coordonnées et pièces, tracez les mises à jour et n'exposez au coordinateur que les informations nécessaires à l'affectation.

Ne pas utiliser des catégories commerciales non définies

« Business », « premium », « van » ou « prestige » peuvent avoir un sens différent selon chaque client et plateforme. Conservez ces catégories dans une table séparée avec des critères internes datés. La fiche factuelle reste la source : places, dimensions testées, énergie, équipements et état.

Si une offre client promet une catégorie précise, l'affectation vérifie les critères de cette offre au jour de la commande. Le guide présenter une capacité collective crédible aide à ne pas additionner des véhicules indisponibles.

Trois statuts au lieu d'un faux « oui/non »

Pour chaque capacité, utilisez :

• confirmée : preuve actuelle et scénario testé ;
• à vérifier : donnée ancienne, configuration différente ou pièce attendue ;
• indisponible : véhicule ou équipement non mobilisable.

Le statut « à vérifier » n'autorise pas une promesse. Il ouvre une tâche vers le responsable, avec délai. Sans réponse, la capacité reste non confirmée.

Prévoir les changements qui invalident la fiche

Une mise à jour est obligatoire dans le référentiel interne après :

• remplacement ou sortie du véhicule ;
• nouvelle immatriculation ou nouvel exploitant responsable ;
• changement de configuration des sièges ou du coffre ;
• ajout, retrait ou expiration d'un équipement ;
• sinistre, immobilisation ou contrôle défavorable ;
• modification d'une pièce suivie ;
• retour de course contredisant la capacité enregistrée.

Ajoutez un journal court : ancienne valeur, nouvelle valeur, source, auteur et date. On peut alors comprendre pourquoi une affectation passée avait été validée.

Confirmer avant la course

La fiche oriente ; la confirmation engage. Avant une demande avec groupe, bagages, siège enfant ou besoin d'accessibilité :

1. reprendre le nombre de passagers et les gabarits utiles ;
2. sélectionner une fiche conforme et actuelle ;
3. faire confirmer véhicule, conducteur et équipement à la date ;
4. bloquer l'affectation dans le planning ;
5. envoyer au client uniquement la capacité promise ;
6. prévoir une relève avec les mêmes critères.

Pour une course transmise tardivement, utilisez la liste informations minimales avant acceptation. Une urgence ne rend pas le référentiel facultatif.

Gérer l'écart constaté sur le terrain

Si les bagages ne tiennent pas ou si un équipement manque, ne modifiez pas discrètement la fiche après coup. Ouvrez un écart :

• demande reçue et configuration réelle ;
• valeur utilisée lors de l'affectation ;
• différence constatée ;
• solution donnée au client ;
• correction ou nouveau test nécessaire.

Le retour d'expérience améliore la donnée au lieu de chercher un coupable. Pour une réclamation sur une sous-traitance, recueillez les deux versions avant de répondre.

Contrôle trimestriel du référentiel

Sources officielles

• Légifrance : article R. 3122-6, nombre de places et renvoi à l'arrêté
• Légifrance : article 1 de l'arrêté du 26 mars 2015, critères des véhicules concernés
• Légifrance : article 2, catégories hybrides et électriques
• Service Public Entreprendre : préparer son véhicule VTC
• Légifrance : dossier et mises à jour de l'exploitant VTC
• CNIL : limiter les données collectées à ce qui est nécessaire

Sources consultées le 6 septembre 2026. Le référentiel est une aide à l'affectation ; il ne remplace ni les démarches officielles, ni la vérification des pièces, ni la confirmation particulière de chaque réservation.