Un chauffeur annonce son départ du réseau au 2 octobre. Une course est encore prévue le 4, une facture de septembre attend son règlement et son téléphone figure dans l’annuaire partagé. Couper immédiatement tous ses accès paraît prudent, mais empêcherait de vérifier les missions et paiements ouverts. La sortie doit suivre un ordre écrit, avec un responsable pour chaque action.
Le départ ne dissout ni les engagements antérieurs ni la relation avec les passagers. Il organise le passage entre un membre actif et un ancien partenaire. La fiche de sortie traite cinq volets : courses, confirmation, facturation, données et accès, puis elle prévoit le traitement d’un incident découvert après la date de fin.
Nommer deux responsables et une date d’effet
Le partant indique par écrit la date souhaitée. Le coordinateur accuse réception et confirme la date retenue selon la charte ou le contrat. Ils désignent ensuite un responsable de sortie côté réseau et le contact du partant. Ces deux personnes tiennent la liste ; le groupe de messagerie ne devient pas un comité de règlement.
La fiche Entreprendre.Service-Public.fr consacrée à la sous-traitance rappelle l’utilité d’un contrat précisant mission, prix, paiement, confidentialité et règlement des litiges. La CNIL explique comment déterminer les durées de conservation des données selon leur finalité et les obligations applicables.
Geler la liste des courses ouvertes
Jour 1, exportez les missions acceptées mais non exécutées, celles exécutées mais non facturées et celles facturées mais non réglées. Pour chacune, inscrivez donneur d’ordre, exécutant, client contractuel, date, statut et prochaine action. Le départ ne change pas rétroactivement le rôle de chacun.
| État | Responsable | Confirmation attendue |
|---|---|---|
| Course future maintenue | Exécutant désigné | Mission et contact opérationnel |
| Course transférée | Coordinateur | Nouveau chauffeur et client informé |
| Course exécutée | Facturation prévue au contrat | Commande, preuve, facture |
| Incident ouvert | Donneur d’ordre | Dossier et interlocuteur |
Une mission future peut être maintenue si toutes les parties le confirment et si les conditions restent applicables. Sinon, elle est réattribuée selon la procédure du collectif. Le passager reçoit une seule information validée ; le partant ne contacte pas le client pour proposer une solution personnelle sans accord.
Solder les factures sans retenir les paiements
Jour 2, rapprochez les commandes, courses exécutées, justificatifs et factures. L’article sur la facturation d’une prestation en réseau fournit le fil documentaire. La fiche de sortie indique montant, émetteur, destinataire, échéance contractuelle, litige éventuel et preuve de règlement.
Le départ ne justifie pas de retenir une somme qui serait due, ni d’émettre une facture sans prestation identifiable. Une contestation est inscrite séparément avec les pièces et l’interlocuteur chargé de la résoudre. Les accès nécessaires à cette résolution sont remplacés, si possible, par un export contrôlé plutôt que maintenus sans limite.
Trier les données par finalité
Jour 3, inventoriez annuaire, messagerie, agenda, stockage, historique de courses et documents clients. Les coordonnées du partant utilisées uniquement pour les nouvelles attributions sortent de la base active. Les traces nécessaires à une facture, un litige ou une obligation peuvent suivre une autre durée, documentée et avec des accès restreints.
La revue de l’annuaire privé des partenaires doit retirer le statut « disponible » et la date de prochain contrôle. Ne remplacez pas le nom par « ancien chauffeur » en laissant téléphone, documents et zones accessibles à tous.
Retirer les accès dans les deux sens
Jour 4, dressez la liste de chaque outil, du propriétaire, du niveau d’accès et de l’heure de retrait. Le réseau retire le partant des groupes et dossiers actifs ; le partant restitue ou détruit selon la règle les copies qui ne lui appartiennent pas. Les mots de passe partagés sont modifiés, mais leur valeur ne figure jamais dans le rapport.
Testez depuis un compte témoin que l’ancien accès ne fonctionne plus et que les membres actifs conservent leur service. Une simple suppression visuelle du nom ne prouve pas la révocation. Si un outil ne permet pas un retrait fin, exportez les preuves nécessaires, coupez l’accès global à la date convenue et documentez la limitation.
Préserver la relation client et les incidents
Le client n’a pas besoin du détail du départ. Il reçoit uniquement les informations nécessaires aux courses concernées : maintien, nouveau chauffeur, canal de contact et, s’il y a lieu, facturation. Le donneur d’ordre reste l’interlocuteur prévu par la commande jusqu’à clôture, sauf transfert explicite accepté.
Un incident découvert après la sortie suit le dossier existant. Les faits sont recueillis auprès du client et de l’ancien exécutant, sans réactiver tous ses accès. La règle de gestion d’un désaccord commercial s’applique aux différends sur paiement, données ou responsabilité. Le départ n’interdit pas de répondre ; il organise le canal.
Fréquence, preuve et alerte
Fréquence : fiche ouverte dès la notification, revue quotidienne jusqu’à la date d’effet, puis contrôle à sept jours. Preuve : notification, liste des courses, état des factures, inventaire des données, journal des accès et confirmation de clôture. Alerte : course sans responsable, paiement non rapproché, client contacté par deux personnes, accès actif après la date ou donnée copiée sans finalité.
Le point d’arrêt est prudent : ne signez pas la clôture si une mission, une facture ou un accès reste sans propriétaire. Marquez le volet « ouvert », fixez sa prochaine action et fermez les autres. Une sortie propre n’efface pas l’histoire ; elle rend visibles les engagements restants tout en empêchant qu’un ancien membre continue d’agir comme partenaire actif.