Dans un réseau, une même prestation peut générer une confirmation client, une affectation au chauffeur, un justificatif de réservation, un compte rendu, une facture de l’exécutant et une facture au client final. Sans référence commune, les équipes rapprochent les dossiers avec un nom de passager ou une heure approximative. Cette méthode est lente et diffuse davantage de données personnelles que nécessaire.
Créer une référence dès l’acceptation
La référence de mission ne contient ni nom, ni téléphone, ni destination en clair. Elle accompagne chaque objet : offre acceptée, fiche d’affectation, message d’écart, facture et règlement. Le donneur d’ordre tient la table d’association protégée entre référence et client ; l’équipe comptable peut travailler sans accéder à tout l’itinéraire.
Verrouiller le périmètre facturable
Avant la course, inscrivez montant net exécutant, inclusions, frais, attente, modification, annulation et délai de paiement. Le chauffeur accepte cette version. Une précision opérationnelle n’a pas automatiquement un effet tarifaire ; une modification payante doit être autorisée par la personne désignée.
| Événement | Trace | Autorité | Effet facture |
|---|---|---|---|
| Mission acceptée | Référence et conditions | Exécutant | Socle convenu |
| Attente au-delà de l’inclus | Heures et message | Règle préacceptée | Supplément calculable |
| Destination modifiée | Demande et confirmation | Contact habilité | Nouveau périmètre |
| Parking ou péage | Justificatif | Conditions | Réel ou inclus |
| Incident | Compte rendu factuel | Coordination | À qualifier, jamais automatique |
Produire une preuve de service proportionnée
Le compte rendu indique les statuts utiles : arrivée, prise en charge, fin, écart et résolution. Il ne reproduit pas toutes les conversations. Une géolocalisation exhaustive n’est pas nécessaire pour chaque rapprochement. La CNIL rappelle que les données de localisation révèlent les lieux fréquentés et exigent une finalité, une information et des limites.
Si un client exige un bon signé, déterminez qui signe, ce que la signature atteste et comment le document est protégé. Ne faites pas signer au passager un montant qui relève d’un accord entre entreprises s’il n’en est pas le décideur.
Émettre la facture de l’exécutant
La facture reprend l’identité des entreprises, son numéro séquentiel, les dates, la référence de mission, une désignation compréhensible, les montants, la TVA ou la mention applicable, les conditions et le délai de paiement. Les règles officielles détaillent les mentions selon le destinataire et la situation.
Les suppléments figurent sur des lignes séparées avec leur fondement : attente validée, frais au réel ou prolongation. Une ligne « divers » sans pièce ni règle sera difficile à contrôler et retarde souvent le paiement.
Rapprocher avant d’envoyer
- La référence existe dans la commande et l’affectation.
- L’exécutant qui facture est celui accepté.
- La date et le service correspondent au compte rendu.
- Chaque supplément rejoint une trace et la règle tarifaire.
- Le total et le traitement fiscal ont été vérifiés.
- Les coordonnées bancaires suivent le canal sécurisé convenu.
Si une information manque, placez la facture en « à compléter » avec une question précise. N’ajoutez pas une estimation silencieuse.
Fermer le cycle au règlement
Le donneur d’ordre marque la date de réception, l’état de validation, l’échéance et le règlement. L’exécutant relance avec le numéro de facture et la référence de mission, sans renvoyer toutes les données client. En cas de contestation, les pièces sont communiquées aux seules personnes autorisées.
Analysez chaque trimestre les causes de rejet : référence absente, attente non validée, coordonnées erronées ou pièce illisible. Modifiez le formulaire en amont. La règle de tarification entre confrères fournit le socle des inclusions et écarts.
Sources et vérifications
- Entreprendre Service Public — mentions obligatoires sur une facture.
- Ministère de l’Économie — délais de paiement entre entreprises.
- CNIL — utilisation des données de localisation des véhicules.
Le contrat, le régime fiscal et la relation entre entreprises déterminent les règles applicables. Le système de trace doit rester nécessaire, sécurisé et compréhensible.